Ведем правильный учет командировочных расходов

Если на крупных предприятиях, имеющих большой штат юридических и бухгалтерских сотрудников, проблем с учетом командировочных расходов и правильным их налогообложением не возникает, то среди представителей малого бизнеса, частных предпринимателей, постоянно возникают вопросы по этой теме, начиная с того, что подразумевается под понятием командировка, и какие расходы следует считать командировочными…

Независимо от рода деятельности и формы собственности предприятия, будь то государственная организация или частная компания, они должны осуществлять контроль за учетом командировочных расходов в смете, как это устанавливает глава 24 Трудового кодекса Российской Федерации:

Основными подзаконными актами, регламентирующими эти понятия на основе Трудового кодекса РФ, являются:

1. Постановление Правительства РФ от 1З октября 2008 г. № 749
«Об особенностях направления работников в служебные командировки» с изменениями и дополнениями от 25 марта и 14 мая 201З г.

2. Письмо Минтруда РФ от 14 февраля 201З г. № 14‑2‑291.

Не знаете, как составить правильный бизнес-план? Только у нас — цели, виды, задачи, правила составления и требования к оформлению бизнес-планов.

Как происходит расчет отпуска, если сразу за ним следует увольнение?

Что такое командировочные расходы, какие начисления подразумевают?

Руководство предприятия в соответствии с законодательством обязано возмещать следующие расходы работникам в случае направления их в служебную командировку.

Начисление командировочных расходов на передвижение

Сюда входят все подтвержденные документально расходы на приобретение билетов для проезда к месту командировки и обратно, включая дополнительные затраты на оплату общественного транспорта к месту отправления: аэропорту, вокзалу, морскому порту и т. п., как это установлено в нормативных актах.

Кроме того, сюда входят услуги по предварительной продаже билетов, страховые платежи по страхованию пассажиров и оплата постельного белья. Они определяются стоимостью проездных документов без установления предельных норм и должны учитываться при подсчете снижения налогооблагаемой базы предприятия.

Подтверждающими документами таких расходов являются проездные билеты, чеки и квитанции об оплате, а согласно Письму Минфина России № 03‑04‑06/3‑57 от 06.03.2012, ими могут быть также электронные билеты и багажные квитанции. В случае утери работником проездных документов все расходы компенсируются, исходя из их минимальной стоимости с удержанием в бюджет суммы НДФЛ.

Если предусмотрено дополнительно коллективным договором между работодателем и трудовым коллективом, то сюда могут быть включены и затраты на такси либо аренду автомобиля, которые могут производиться в продолжении всей командировки. Эти расходы определяются Письмом Минфина №03‑03‑06/4/80 от 21.07.2011, Письмом Минфина России № 03‑04‑06/6‑180 от 27.06.2012 и Письмом ФНС РФ № ЕД‑4‑3/11248@ от 12.07.2011 и должны учитываться при возмещении налогообложения прибыли.

При использовании личного транспортного средства работника для передвижения к месту командировки и в ее процессе расходы могут возмещаться только на общих основаниях в виде компенсации за использование личного т. с. в служебных целях. Это положение определяется Письмом ФНС РФ № ШС‑37‑3/2199 от 21.05.2010.

Предельные нормы такой компенсации составляют для исчисления НДФЛ и налога на прибыль:

В случае превышения реальных затрат работника установленных предельных норм на расходы по проезду к месту командировки они могут быть возмещены на основании его заявления и по желанию работодателя, но при этом суммы дополнительных компенсаций не будут учтены в расходах для снижения налогообложения.

Командировочные расходы на проживание

Расходы по найму жилого помещения при проживании работника в гостинице компенсируются в полном объеме на основании предоставленных документов. Сумма этих расходов не облагается налогом и участвует в уменьшении налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль. В сумму затрат, связанных с проживанием и не облагаемых налогом, включаются также расходы на пользование телефоном, холодильником и телевизором.

Каковы основные правила заполнения трудовых книжек?

Внезапно нагрянула проверка Роспотребнадзора? Узнайте, как себя вести, что подготовить и как избежать ее в дальнейшем.

Особенности совмещения учебы с работой: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/kak-oplachivaetsya-uchebnyiy-otpusk.html

Дополнительные расходы за пользование сауной, массажем, мини-баром, как правило, не подлежат возмещению, однако запрета на это законом не устанавливается, и по желанию работодателя они могут быть компенсированы. При этом они не могут быть включены в расходы для уменьшения налогооблагаемой базы. При возмещении командировочных расходов работодателем в данном случае с их суммы должен быть удержан и перечислен в бюджет НДФЛ.

При отсутствии документов, подтверждающих расходы на проживание, они возмещаются в соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ, ст. 217 НК РФ, а также Письмом Минфина России № 03‑04‑06‑01/30 от 05.02.2008, исходя из нормы 700 р. за ночь на территории РФ и 2500 р. в загранкомандировке.

Суточные командировочные расходы

За каждый день пребывания в командировке, включая время в пути от дома и обратно, а также переезды во время командировки, работнику должны оплачиваться суточные расходы. Исчисление их производится, начиная с календарных суток выезда до полуночи, когда работник отправляется в командировку, и заканчивая календарными сутками прибытия.

Если работник во время командировки может ежедневно возвращаться домой, а также в случае однодневной командировки, когда день убытия и прибытия исчисляются одними календарными сутками, суточные расходы не выплачиваются. Исключения составляют случаи однодневных командировок на иностранную территорию, когда выплата производится в половинном объеме.

Размер выплат законом не ограничен и должен определяться внутренней документацией предприятия. Они могут устанавливаться как для всего предприятия в целом, так и для каждой категории работников в отдельности. Сумма их в полном объеме входит в состав расходов для уменьшения налога на прибыль. Для работников предприятия при исчислении НДФЛ п.3 ст.217 Налогового кодекса устанавливает предельные нормы не облагаемых налогом суточных за каждый день нахождения в командировке:

В случае превышения размерами суточных предельных установленных норм НДФЛ начисляется на сумму, превышающую лимиты.

Суточные не облагаются обязательными взносами на медицинское, пенсионное и другие виды социального страхования, так как представляют собой компенсацию расходов работника, связанных с выполнением командировочного задания вдали от дома. Такие компенсации предусмотрены подп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона № 212‑Ф3 от 24.07.2009 и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125‑Ф3 от 24.07.98.

Основным документом при начислении суточных является командировочное удостоверение с проставленными датами прибытия к месту выполнения командировочного задания и убытия из него, заверенными подписью и печатью должностного лица организации, куда направлен работник.

Других документов, подтверждающих суточные расходы, а также отчета за расходование средств работник предоставлять не обязан.

В случае невозможности сделать в удостоверении отметки о прибытии и убытии факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден в соответствии с Письмом Минфина РФ № 03‑03‑06/3/7 от 16.08.2011:

• приказом о направлении работника в командировку;
• служебным заданием и отчетом о его выполнении;
• проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
• счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Иные расходы

К прочим расходам, относятся затраты, произведенные работником с ведома работодателя и непосредственно связанные с выполнением командировочного задания и не предусмотренные другими статьями расходов. Это может быть оплата услуг по переводу, как текстовому, так и синхронному, копированию материалов, стоимости входных билетов на мероприятия, связанные с выполнением задания и т. п.

Как производится расчет среднесписочной численности работников организации?

Плюсы и минусы перехода на ЕНВД и ЕСХН.

В случае загранкомандировки к таким видам расходов добавляются расходы на:

• оформление заграничного паспорта, въездной визы и иных документов,
• консульские и аэродромные сборы,
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта,
• оформление обязательной медицинской страховки,
• другие платежи и сборы.

Расчет и оплата командировочных расходов

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию финансовый отчет о командировочных расходах, на основании которого будет сделан их перерасчет с учетом выданного аванса, косвенных и дополнительных расходов, связанных с выполнением командировочного задания и уплатой необходимых налогов и взносов.

На основании табеля учета рабочего времени, утвержденного работодателем, производится расчет заработной платы работника за дни командировки с учетом реально затраченного времени, в том числе выходных дней, отработанных работником ввиду производственной необходимости, которые должны быть оплачены в двойном размере или компенсированы предоставлением дополнительного выходного дня. Все такие случаи должны быть заранее согласованы с работодателем. К ним относятся также и случаи нахождения работника в пути к месту командировки и обратно в выходные дни.

Налогообложение командировочных расходов

Вычет НДС по командировочным расходам

НДС по командировочным расходам принимается к вычету при наличии следующих документов:

• счет-фактуры гостиницы, где проживал работник во время командировки, с указанием суммы НДС и документов, подтверждающих фактическую оплату расходов на проживание, за исключением затрат на дополнительные услуги;
• билетов, или других проездных документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. НДС на оплату за пользование постельными принадлежностями учитываются при предоставлении отдельного счета-фактуры.

Все вычеты НДС производятся только в случае, если командировка происходила на территории РФ.

Нормы командировочных расходов за границей

Ко всем вышеуказанным нормативам по командировочным расходам при выполнении служебного задания за границами РФ необходимо отметить еще некоторые пункты.

1. Аванс, получаемый работником на командировочные расходы, исходя из расчета длительности командировки, должен выдаваться в иностранной валюте за предполагаемое время пребывания за рубежом, а на время проезда к границам РФ и при возвращении — в рублях.

2. При возвращении работника в РФ дата пересечения им государственной границы включается в рублевую оплату командировочных расходов на один день из расчета 700 р./день.

3. Если принимающая сторона обязуется обеспечить работника на своей территории иностранной валютой для покрытия его расходов, то суточные в валюте ему не выплачиваются.

4. Если принимающая сторона не оплачивает расходы работника в валюте, а предоставляет ему питание и проживание, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 30% от нормативных.

Эти нормы принимаются как рекомендуемые, а не обязательные и могут значительно отличаться от приведенных, если это установлено внутренней документацией предприятия. При этом для бухгалтерского и налогового учета будет приниматься в расчет сумма, установленная Коллективным договором или другим внутренним нормативным актом.

Отменят ли в 2014 году командировочные удостоверения?

Уже достаточно долго обсуждается вопрос об отмене командировочных удостоверений, которые представляют собой документ об убытии и прибытии, дублирующий действие других документов и усложняющий документооборот, а для финансовых и налоговых органов не имеющий принципиального значения. Ведь для работодателя важен фактический результат работы, выполненной работником во время командировки, а не отметки об убытии и прибытии.

Однако, этот документ предусмотрен в законах и нормативных актах Минтруда. Для разрешения этого вопроса Агентство стратегических инициатив предлагает применение дорожной карты как замены командировочному удостоверению. Она позволила бы заменить бумажный документооборот электронным. Остается только ждать решения соответствующих органов.

Зарабатывайте от 90 000 р. до 700 000 р. В МЕСЯЦ

на прокачке и продаже NFT-персонажей в онлайн MMORPG игре-бестселлере!

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества: ВКонтакте, Фейсбуке, Twitter, Одноклассниках или Google Plus.

Будем очень благодарны, если поставите "Лайк" ниже. Спасибо!

Получайте обновления прямо на вашу почту: